ייעוץ ניהולי
איך מסכמים שנה במצגת מנצחת? מפצחים את המסר, מחדדים נתונים ומדגישים הצלחות
הדרך שבה תציגו את סיכום השנה שלכם היא מה שיחשבו עליכם ועל העבודה שביצעתם. מלחיץ? לא עם המדריך שלנו, שינחה אתכם בכל שלב וכולל טיפים של מקצוענים לניתוח עסקי ובניית המצגת הכי חדה ומדויקת שיש
מכירים את הרגע הזה שאתם יושבים מול מצגת ריקה והשקף הלבן מחכה שתפיחו בו חיים? כל כך קשה לנקז שנה שלמה של עבודה לרגע אחד: מצגת סיכום שנתי שנותנת את הבמה להצלחות ולהישגים שלכם, אבל יותר מכול – היא לא רק מסכמת את מה שהיה, אלא דווקא מזקקת תובנות מהעבר כדי להצדיק החלטות לעתיד.
כן, כן, אל תתנו לשם להטעות אתכם, סיכום שנה מנצח לא מציג סיכום של “מה עשינו”, אלא דווקא שם דגש על מה זה יצר, מה למדנו, ומה כדאי לעשות עכשיו. זה המקום לניתוח עסקי של הפעולות שעשיתם, התהליכים שייעלתם והאתגרים שצלחתם. אבל בינינו, האתגר האמיתי הוא לעבור מנתונים יבשים לסיפור ויזואלי עם משמעות, ואת כל זה לזקק לתוך שקפים בודדים.
אז איך דגים את התובנות מתוך ים של נתונים ושמים את האצבע על המסרים שאתם רוצים להעביר? מצגת מצוינת היא כזו שמתמקדת רק במה שחשוב, ולא צריכה יותר מכמה שקפים מדויקים כדי להיות זכירה, להותיר חותם על הקהל ובעיקר – לא לאבד את תשומת הלב שלו תוך כדי ההצגה. הסוד הוא שמצגת מצוינת מתחילה בחשיבה ובניתוח, עוד הרבה לפני שהיא הופכת להיות מצגת.
נשמע מורכב? בואו נפרק את זה יחד ל- 5 שלבים פשוטים וניקח אתכם צעד־צעד (או שקף־שקף, במקרה הזה) אל עבר מצגת סיכום שנה מצוינת ומשמעותית.
1. שריינו זמן ביומן כדי לבנות את המסר
בהצגת נתונים אפקטיבית צריך לחדד את המסרים כדי להפוך את הסיכום השנתי ליותר ממוקד, חכם ומקצועי. לכן, תמיד נתחיל קודם כל בבניית הסיפור שלנו, עוד לפני הנתונים, התמונות והעיצוב של המצגת. הקדישו זמן לחשוב על המטרות של הסיכום: מה חשוב שהקהל יידע על העבודה שלכם ומה הוא יזכור כשהוא ייצא מחדר הישיבות. אל תדלגו על השלב הזה מתוך הנחה שהמסר יגיע תוך כדי העבודה. להיפך, זהו שלב קריטי של מחשבה מקדימה שמכתיב את כל שלבי המצגת הבאים.
ועכשיו, אחרי שיש לכם רשימה של הישגים, חשבו מה מבין כל הדברים שכתבתם אתם רוצים שיידעו ויחשבו על העבודה שלכם. זכרו שיש מסרים שונים שאפשר להעביר, ובחרו בזה שהכי חשוב לכם ומדגיש את החשיבות שלכם לחברה.
טיפ שלנו: התאימו את המסר לקהל של המצגת. יש הבדל בין הצגה להנהלה בכירה שלא מכירה את הפעילות השוטפת לבין מנהלים ישירים שעוקבים אחרי הדו”חות החודשיים ובקיאים בפעילות היום-יומית.
2. סיפורים במספרים: איזה נתונים להכניס למצגת?
בסופו של דבר, בסיכום השנתי צריך להציג גם נתונים, ולא רק סיפורים, ופה בדרך כלל הכול מתחיל להסתבך. לא רק המעמד המחייב מלחיץ, אלא בעיקר השאלה איך לסכם את השנה. אם בשגרה יש דוחות וטבלאות רגילות, פתאום צריך לעשות סדר וזיקוק של כל הנתונים שאספתם במשך 12 חודשים, וזה מצריך הסתכלות שונה.
אז מה עושים? בחרו שניים או שלושה מדדים עיקריים וחזקים שמשרתים את המסר שפיצחתם בשלב הקודם. נכון, יש המון נתונים, ולכן צריך לחשוב מהם שלושת מדדי המפתח שהכי חשוב להציג ולבסס עליהם את ההצלחות. זו הזדמנות טובה להבין מהם היעדים הכי משמעותיים של הפעילות שלכם.
עכשיו, עשו היררכיה של הנתונים והתחילו מהנתון הכי חשוב. יש נטייה לבנות את המצגת ולעשות ‘בילד-אפ’ ולבנות מתח לקראת הנתון הכי חשוב בסוף, א-ב-ל הקהל עלול לאבד אתכם בדרך או להתבלבל מרצף הנתונים. לכן הכלל הוא להתחיל מהסוף, מהשורה התחתונה, ולהביא את הנתון הכי חשוב ודרמטי כבר בהתחלה כדי לוודא שכולם יבינו ויתרשמו.
טיפ שלנו: אל תעמיסו. נכון שאתם רוצים לתת את *כל* המידע על העבודה שלכם השנה, אבל צריך לבחור בפינצטה רק את המדדים והנתונים המשמעותיים באמת, אחרת השומעים ילכו לאיבוד בתוך בליל של דאטה ואינפורמציה.
טיפ שלנו: בחרו את הנתונים שתציגו לא רק לפי המסרים שגיבשתם, אלא גם בהתאם לקהל היעד. המסרים שתרצו להעביר למנהלים הישירים הם לא בהכרח מה שתציגו לפורום ניהולי אחר, שלא בקי בעבודה שלכם.
3. תנו לנתונים משמעות
שביעות רצון של 85% מצד עובדים או לקוחות הוא נתון טוב מאוד, אבל אולי בשנה שעברה הוא היה דווקא גבוה יותר? או לחלופין, אולי הצלחתם להכפיל השנה את שביעות הרצון פי שניים? נתון מספרי לבדו אינו מספיק, וכשמציגים עמידה ביעדים, מומלץ להשוות את הנתונים לשנה שעברה או למחלקות אחרות, להסביר האם מדובר במגמת עלייה או ירידה ולשתף תובנות מתוך הנתונים.
לדוגמה: “השגנו ציון של 85% בשביעות הרצון, שזו עלייה של 10% משנה קודמת, כי הפעם עשינו x או y”. זה כבר נתון שמספר סיפור הצלחה!
בנוסף, כדאי לזכור שקהל היעד של הסיכום השנתי לא תמיד מכיר לעומק מונחים או מדדים מקצועיים שלכם נראים שגרתיים וברורים, ולכן צריך לפצח את המשמעות שלהם עבור השומעים. אם בזכות שיפור תהליך שעשיתם תוקן באג במכונה, ועכשיו המדד השתפר, הסבירו מה ההשלכות של שיפור המדד.
לדוגמה: “שיפרנו את ה- abc, מה שאומר שהמכונה עוצרת פחות, עובדת בממוצע שעה יותר בכל יום, ולכן מייצרת יותר מוצרים”.
טיפ שלנו: נסו להעמיק כמה שיותר ולמצוא את ההצלחות והתובנות שמאחורי הנתונים היבשים. הסיפורים האלה גם מציגים את המשמעות והחשיבות שלכם כעובדים בחברה וגם מעניינים וזכירים הרבה יותר.
4. חברו את הנתונים וההצלחות לערך העסקי של החברה
סיכום שנה הוא הרגע שלכם לזרוח. יש לכם במה להציג הישגים ולהראות את תרומתכם לחברה, וגם לזכות בהערכה ובמחיאות כפיים על העבודה שעשיתם בשנה החולפת. כדי למקסם את הנתונים והתובנות שאתם מציגים, חברו את סיפורי הצלחה שלכם להצלחת החברה: איפה הנתונים שלכם פוגשים את שורת הרווח שלה. זכרו שפעמים רבות האנשים להם תעבירו את המצגת לא יבינו לבד את הקשר בין הנתון התפעולי לערך העסקי, והתפקיד שלכם הוא לחבר ביניהם.
במשפט מחץ ממוקד אחד (גם שניים זה בסדר), ספרו איך שיפרתם את הנתונים, מה הפעולה שעשיתם ואיך השיפור תרם לחברה: חסך כסף, הביא יותר לידים, הפחית נטישת לקוחות, הגביר ייצור או מכירות, ובמילים אחרות – איך הוא הגדיל את שורת הרווח. תרגמו את הנתונים למשאבים וחשבו כמה כסף “שווה” הפעולה שביצעתם לחברה, בכל חודש או בחישוב שנתי.
קבלו דוגמה מהחיים של אנסטסיה גלעדי, מנהלת פעילות אנליזה עסקית ו-AI אצלנו ב- AVIV: “במצגת סיכום שנה שהכנתי עם סמנכ״לית שיווק באחת מהחברות, היא תכננה במקור להראות 18 שקפים עם כל הפעילויות והקמפיינים שעשו. עצרתי אותה וביקשתי לבחור שלושה נתונים בלבד שזזו משמעותית השנה, ולתרגם אותם לכסף. בסוף היא פתחה את המצגת בשורה: ‘השנה הגדלנו את ההכנסות ב־3.2 מיליון ₪ בזכות קיצור זמן סגירת עסקה מ־21 ל־14 ימים’. מיד אחר כך היא הראתה שקף שמסביר איך זה קרה, ושקף שמציג מה נדרש כדי להכפיל את ההשפעה בשנה הבאה. תוך 10 דקות ההנהלה אישרה לה תוספת תקציב”.
טיפ שלנו: אל תוותרו על חשיבה כיצד לכמת את הערך העסקי של העבודה שלכם. כשחופרים יותר לעומק ורואים לאן ההשלכות של הנתונים והתובנות מובילות אתכם – משיגים נתונים יותר טובים ומשמעותיים להעברת המסר, מאשר הנתונים שהתחלתם איתם, ומגיעים למקומות אחרים מאלה שאתם מציגים במהלך השנה.
5. ועכשיו… תופים: בונים את המצגת!
הקו שצריך להוביל אתכם בהצגת הסיכום השנתי ובבניית המצגת הוא פשוט וברור. מילה שלנו: כמה שיותר פשוט וברור כך זה יותר מקצועי ומעביר את המסר בצורה חזקה יותר. זכרו להציג את המסר ואת כל הנתונים החשובים כבר בהתחלה, וכמובן שאפשר לחזור עליהם גם בסוף כדי להדגיש אותם ולוודא שזה מה שהקהל יזכור וייצא איתו מהפגישה.
הישארו ממוקדים, אל תתפזרו לעוד ועוד מסרים ונתונים, ואל תתפתו לייצר ‘בילד אפ’ שיגיע לפואנטה רק בסוף.
אורך המצגת צריך להיות בין 5-10 שקפים, ולא יותר מזה, כשכל שקף מתאים למסר שאתם רוצים להעביר ולרמת הידע של קהל הצופים במצגת שלכם. על השקפים להיות ברורים ו”מאווררים” – אל תעמיסו מידע, נתונים או תמונות. אחרי הכול, אם עשיתם עבודה טובה וזיקקתם את המסרים ואת הנתונים, אז בכל שקף לא צריכים להיות יותר ממסר אחד ועד שניים-שלושה נתונים.
טיפ שלנו: מחפשים דרך נוחה להציג שנה שלמה בצורה ויזואלית? צרו גרף של חודשים והוסיפו לו נקודות שיא ושפל על ציר הזמן שהיו במהלך השנה. לדוגמה: “בנקודה זו הטמענו את המערכת החדשה, ובנקודה זו ראינו את שביעות הרצון עולה”. הגרף הוא עוד הזדמנות לספר סיפור, להדגיש את הנתונים שרוצים להבליט ולהעביר את המסר גם בצורה ויזואלית.
אהבתם?
קבלו את התכנים שלנו ישירות לתיבת המייל
זאת תחילה של ידידות מופלאה (:
ממש בקרוב נתחיל לשלוח לך תכנים, נתראה באינבוקס!