צור קשר

מרכז הידע

ייעוץ ניהולי, תכנון

איך מתאימים את המשרדים למציאות החדשה?

המודל המשלב עבודה מהמשרד ומרחוק משנה את פני עולם המשרדים, במיוחד בזכות הגמישות והחסכון המשמעותי בעלויות. הוא מאפשר הזדמנות מאוד ישימה לשינוי תפיסת ההפעלה, ובהתאם לכך שינוי סביבת העבודה לטווח הקצר והארוך, אבל כיצד עושים זאת נכון?

הקורונה הביאה עמה שינויים רבים לחיי היומיום שלנו אשר יישארו גם לאחר שהמשבר יחלוף. אחד הבולטים שבהם הוא עולם המשרדים, שהולך להשתנות באופן מהותי בעקבות תמורות שכבר חלו בו, וכאלה שעוד ימשיכו לשנות אותו בטווח הקרוב וגם בזה שעדיין לא נראה לעין. המציאות החדשה מביאה ארגונים רבים לאמץ מודל היברידי המשלב עבודה מהמשרד ומרחוק, התורם גם לרווחת העובדים, גם לצמצום הוצאות וגם להעלאת הפיריון הכללי.

הנחת עבודה בסיסית היא שכבר לא נחזור לעבוד כפי שהיה נהוג טרם פרוץ משבר הקורונה בישראל ובעולם. המשק עבר לצורת עבודה אחרת ושינויים שחשבו שייקח שנים להטמיע – נכפו ביום אחד. כעת, על ארגונים לפעול כדי לתכנן מחדש את אופי העבודה שלהם, לתת מענה לאתגרים העכשוויים ולאפשר תנאי עבודה אידיאליים תוך שמירה על התפוקות והביצועים ובמקביל על תחושת השייכות והמחוברות לארגון.

שעת המבחן של המעסיקים
שאלה מרכזית שתמיד הייתה תלויה באוויר בתחום התעסוקה בעידן הנוודות הדיגיטלית היא היתכנות ויעילות העבודה מהבית, מחללי עבודה משותפים ואפילו מבתי קפה. משבר הקורונה שהשאיר את מרבית העובדים בביתם, הוכיח שהתפוקה לא ירדה מעצם העבודה מרחוק, וסקרים שנערכו בקרב מנהלים ומעסיקים העלו שמעל ל- 80% מהחברות יאפשרו מעתה עבודה מהבית בהיקפים משתנים, ו- 13% מהחברות אף יאפשרו עבודה מלאה מהבית.

בעקבות הסקרים והמחקרים שנעשו בחודשים מרץ ואפריל ומתפרסמים כעת, מדי יום אנו שומעים על עוד ארגונים שמשנים את מודל העבודה שלהם ומתאימים אותו למציאות החדשה. חלקם הכריזו שהעובדים יוכלו לעבוד באופן קבוע מהבית, חלקם וויתרו על המשרדים עד שיימצא חיסון וחלקם אימצו מודל עבודה היברידי או גמיש, אשר מאפשר לעובדים לשלב בין עבודה מרחוק ומהמשרדים או להעדיף רק אחד מהם.

מחד, עבודה במודל היברידי מאפשרת גמישות מאוד גדולה לעובדים, אשר יכולים לבחור את שעות העבודה שלהם ואת המיקום ממנו הם עובדים, אך מנגד היא מעלה הרבה דילמות לארגון: כיצד לנהל את נוכחות העובדים, איך למדוד את התפוקות שלהם, באיזה אופן ניתן לשמור על החיבור ותחושת השייכות של העובדים לארגון, איך קולטים עובדים חדשים ועוד שאלות שעד כה כלל לא עלה צורך להתמודד איתן.

עוברים למודל עבודה היברידי?
למעבר לעבודה מרחוק יש השפעות לא רק על יעילות העבודה ותפוקת העובדים, אלא גם על שביעות רצונם, תחושת השייכות לארגון ועל היכולת לשמור על איזון בין החיים הפרטיים לבין העבודה. עבודה מרחוק מרחיקה את העובדים גם אחד מהשני, ועלולה לגרום לפגיעה בטיפוח מערכות היחסים בין העובדים ובעבודת הצוות, בשיתוף הפעולה ביניהם ואפילו בסיעור המוחות המתרחש בפגישות מסדרון אקראיות ויוצר רעיונות חדשים.

מרבית הארגונים יצטרכו לגבש תפיסת תפעול מעודכנת שתתאים למציאות החדשה ותשלב מספר מעגלים משמעותיים בחיי היומיום של הארגון. מדובר בתהליך שמצריך חשיבה משמעותית ותכנון קפדני, במסגרתו כל ארגון יצטרך לשאול את עצמו:
1. מה היקף העבודה מהבית למול עבודה מהמשרד? חשוב לציין שאין הכרח לאחידות ארגונית והיקף העבודה מהבית צריך להיות מותאם לאופי הפעילות של כל יחידה או תפקיד.
2. כיצד פורסים את העבודה במשרד על פני השבוע או החודש ואיך מנהלים זאת?
3. מהי שגרת הניהול החדשה שלנו? תחת שגרה זו נקבעים מועדים ותדירויות לפגישות פנימיות, תשתיות חדשות לעבודה, תדירות ומיקום פגישות עם לקוחות וכדומה.
4. באיזה אופן משמרים את תחושת השייכות והמחוברות לחברה ולצוות העובדים? בעבודה מרחוק או בקפסולות העובדים מאבדים לעיתים את הקשר הבלתי אמצעי שנוצר מעצם השהות ביחד במשרד.

חשוב לזכור שאין נוסחה אחת שמתאימה לכולם, אלא תמהיל מדויק שנכון לכל ארגון וארגון. המודל יכול להשתנות גם בתוך הארגון, בין יחידות וצוותים, תוך התאמה לאופי הפעילות שלהם.

תכנון פרוגרמה למשרד

היבטים תפעוליים ותכנון שטחי הארגון
על מנת לבצע את השינוי בתפיסת ההפעלה ובמבנה הפיזי באופן שיאפשר גמישות, נדרשת חשיבה פרוגרמטית עמוקה המביאה בחשבון חלופות שונות. כאשר מתכננים את שיטת הישיבה במשרדים, יש להגדיר את המדיניות המותאמת לצרכים החדשים ולהיקפי העבודה מהמשרד. מומחי פרוגרמות יודעים לתרגם את הצרכים הללו למספרים ולהוציא לפועל תוכנית מפורטת לשינוי מבני אשר חוסך באופן משמעותי בעלויות.

הפרוגרמה מהווה את הבסיס לתוכנית ישימה לביצוע, אשר תיתן מענה גם בטווח הקצר וגם בטווח הארוך. היא מתרגמת את תפיסת ההפעלה החדשה של הארגון לשפה תכנונית, מגדירה את עקרונות התכנון ומתייחסת גם לארגון הפנים של המשרדים מבחינת הקומות והחלוקה ליחידות / צוותים / "שכונות". בפרוגרמה תוגדר כמות עמדות העבודה הנדרשות, שיטת ההושבה וכן התאמת שטחי התמך והשטחים המשותפים לתפיסת התפעול החדשה: חדרי ישיבות, חללי התכנסויות, הסעדה ושטחי רווחה.

הצוות אשר מגבש את הפרוגרמה המשרדית שם דגש על תכנון מחדש של כל שטחי הארגון או חלקם, תוך יצירת הזדמנויות בהיבטי תכנון, חיסכון בשטחי משרד ומיקסום השימוש והנצילות שלהם. הוא מקפיד על דינמיות וגמישות לשינויים עתידיים ונותן את הדעת גם על יצירת סביבות עבודה מקומיות ("שלוחות") באזורים מרוחקים ממשרדי הארגון ובקרבת ריכוז מגורי העובדים.
הזדמנות לחשיבה מחדש ולחסכון בעלויות

המעבר למודל עבודה היברידי ותכנון נכון המנצל את שטחי המשרדים יכולים לחסוך לארגון אלפי שקלים על כל עובד מדי חודש. פרוגרמה חכמה, שמנצלת היטב את שטחי המשרד ומייצרת מודל נכון של עבודה, תאפשר צמצום משמעותי בשטחי הארגון, מה שיוביל לחסכון עלויות, כגון: שכר דירה וארנונה, הוצאות חשמל ומיזוג אוויר, תחזוקה וניקיון, הסעדה, הצטיידות בריהוט משרדי, ציוד משרדי ועוד. מעבר לכך, העבודה מרחוק חוסכת הוצאות נסיעה ודלק, תשלום על רכבים בליסינג ועוד. צמצום הנסיעה בכבישים מפחית את זיהום האוויר, מוריד את כמות הפקקים בכבישים ומאפשר לכל העובדים, בדגש על העובדים מהפריפריה לנצל את זמנם בצורה מיטבית. צמצום זמני הנסיעה למשרד, לצד העלייה בתפוקה בעבודה מרחוק, תורמים להעלאת הפיריון הכללי במשק.

לסיכום, התאמת תפיסת התפעול של הארגון, בניית פרוגרמה ושינוי מבני הם הכרחיים על מנת להתאים את הארגון למציאות החדשה. השינוי שעובר עולם המשרדים יוצר חלון הזדמנויות שמאפשר לכל ארגון לחשוב על תפיסת תכנון חדשה וטובה יותר. סביבת העבודה במתכונתה החדשה תיקח בחשבון את הצורך בשטחים משותפים ואזורי התכנסות לעבודה עם קולגות, תוך חסכון בעלויות שכה נדרש בתקופת משבר כלכלי. נצלו אותו היטב.

תגובות:

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *

אני רוצה לראות מה השאר כתבו
//click here 08.27.2020
I'm not sure why but this blog is loading extremely slow for me. Is anyone else having this problem or is it a issue on my end? I'll check back later on and see if the problem still exists. Here is my web blog - click here
//banners 08.26.2020
Heya i'm for the first time here. I found this board and I find It truly useful & it helped me out much. I hope to give something back and help others like you helped me. Feel free to surf to my webpage ... banners